Politique de confidentialité

Ce que vous trouverez ici

Nous sommes une firme d'arpentage. Pour vous servir, nous recueillons certains renseignements qui vous concernent. Cette politique vous explique lesquels, pourquoi, qui y a accès, où ils sont traités, combien de temps nous les gardons, et quels sont vos droits.

Elle est écrite pour être lue. Si quelque chose n'est pas clair, écrivez-nous — nos coordonnées sont à la fin.

Un mot sur le vocabulaire : un renseignement personnel est une information qui permet de vous identifier. Cette politique ne vise que les personnes physiques. Les renseignements sur les entreprises ou sur nos employés n'en font pas partie (nos pratiques internes sont décrites dans notre politique de gouvernance).

1. Comment nous recueillons vos renseignements

Quand vous nous téléphonez

Nous utilisons un assistant vocal automatisé pour répondre aux appels.

• Par défaut, l'assistant ne cherche pas à savoir qui vous êtes. Si vous voulez simplement laisser un message, il prend votre nom, votre message et votre numéro de rappel — c'est tout. Il ne vous identifie pas.
• L'audio de votre appel n'est jamais conservé. Il est traité en temps réel, puis disparaît. L'assistant n'utilise pas votre voix pour vous reconnaître. Vous pouvez en tout temps parler à une personne.
• Si vous demandez le suivi d'un dossier en cours (par exemple un certificat de localisation), l'assistant vous en avisera et, avec votre accord, reconnaîtra votre numéro de téléphone pour retrouver votre dossier. Cette reconnaissance ne se fait que dans ce cas, et seulement si vous la demandez. Si vous préférez, vous pouvez simplement laisser un message et nous vous rappellerons.

Quand vous parlez à une personne de notre équipe, votre appel est enregistré. Un message vous en informe au début de la

conversation. Contrairement à l'assistant vocal (dont l'audio n'est jamais conservé), ces enregistrements sont versés à votre dossier, au même titre que nos notes. À titre d'officier public, nous devons conserver une trace fidèle de vos intentions, de vos instructions et des conseils que nous vous donnons; l'enregistrement permet notamment d'établir votre volonté réelle, même lorsqu'un document antérieur ne la reflète plus. Nous enregistrons l'audio des conversations téléphoniques seulement — ni les textos, ni la vidéo. Seul le personnel autorisé y a accès, dans le cadre de votre dossier.

Quand vous nous écrivez

Nous utilisons un outil automatisé qui lit les courriels reçus à nos adresses générales et en prépare le traitement (ouverture de dossier, préparation d'une soumission). Une personne de notre équipe révise et répond — aucune décision vous concernant n'est prise uniquement par un outil automatisé.

Le contenu de votre courriel est conservé dans nos dossiers.

Quand vous utilisez notre formulaire Web

Notre site comporte un formulaire de demande. Nous y recueillons : prénom, nom, téléphone, courriel, ville ou municipalité, la nature de votre demande, et l'adresse des travaux ou le numéro de lot. Ces renseignements servent à ouvrir votre dossier et à vous répondre. Ils suivent ensuite le même chemin que vos courriels (voir ci-dessus) et servent à préparer votre facturation (voir section 2).

Vous pouvez aussi nous joindre par téléphone ou en personne si vous préférez ne pas utiliser le formulaire.

Les témoins (« cookies ») et outils de notre site

Notre site utilise deux outils fournis par Google :

• Google Analytics — pour comprendre comment notre site est utilisé. Vous pouvez le refuser au moyen de la fenêtre de gestion des témoins affichée sur notre site.
• Google reCAPTCHA — uniquement sur notre formulaire de contact, pour empêcher les envois automatisés par des robots. Il s'active lorsque vous utilisez ce formulaire ; il ne suit pas votre navigation sur le reste du site.

Ces deux outils transmettent certains renseignements techniques (comme votre adresse IP) à Google, aux États-Unis (voir section 6). Si vous refusez les témoins non essentiels, certaines fonctions pourraient être limitées.

Quand nous réalisons votre mandat

Pour arpenter, nous consultons des registres publics (registre foncier, rôle d'évaluation, cartes du ministère des Ressources naturelles, règlements de zonage). Ces sources contiennent des noms de propriétaires et des adresses. Elles sont publiques.

2. Qui traite des renseignements pour nous

Certains fournisseurs traitent des renseignements pour notre compte :

Nous ne vendons ni ne louons vos renseignements personnels.

3. Quels renseignements nous recueillons, et pourquoi

Nous ne recueillons pas de renseignements biométriques. L'assistant vocal ne crée aucune empreinte de votre voix et ne vous identifie pas par la voix.

Nous ne recueillons pas de renseignements de santé.

4. Qui a accès à vos renseignements

Chez nous : l'arpenteur-géomètre responsable de votre dossier, le personnel technique affecté à votre mandat, et le personnel administratif (secrétariat, facturation). L'accès est limité aux personnes qui en ont besoin pour leur travail.

À l'extérieur : les fournisseurs nommés à la section 2, ainsi que toute personne ou tout organisme à qui la loi nous oblige à communiquer ces renseignements.

5. Prise de décision et identification automatisées

Aucune décision vous concernant n'est prise de façon entièrement automatisée. Nos outils préparent le travail; une personne décide et répond.

L'assistant vocal ne vous identifie pas par défaut. Il ne reconnaît votre numéro que si vous demandez le suivi d'un dossier, après vous en avoir avisé. Voir section 1.

6. Transmission à l'extérieur du Québec

Voici où vos renseignements sont traités

• Traitement par intelligence artificielle : au Québec. Nos outils d'IA sont configurés pour traiter les données dans la région de Québec, sans en sortir.
• Reste de nos systèmes Microsoft : au Canada. Vos renseignements sont hébergés au Canada, avec un engagement contractuel de Microsoft. Certaines étapes techniques peuvent se faire dans un autre centre de données canadien (par exemple en Ontario). La localisation à la province près n'est pas offerte par le fournisseur; il s'agit d'une limite du produit, et non d'un choix de notre part. Ces transferts demeurent au Canada et sont encadrés par notre entente avec Microsoft.
• Enregistrement des appels (Cloudli). Nos conversations téléphoniques avec une personne sont enregistrées par notre fournisseur de téléphonie. Ces enregistrements sont conservés [localisation — à confirmer avec Cloudli] ; lorsqu'ils le sont à l'extérieur du Québec, cette communication est encadrée par une entente de protection appropriée.
• Facturation (QuickBooks Online / Intuit) : à l'extérieur du Québec. Vos nom et coordonnées y sont transmis pour la facturation. Cette communication est encadrée par les engagements contractuels d'Intuit en matière de protection des données.
• Mesure d'audience et sécurité du site (Google) : aux États-Unis. Google Analytics et, lorsque vous utilisez notre formulaire de contact, Google reCAPTCHA transmettent des renseignements techniques à Google, aux États-Unis. Vous pouvez limiter la mesure d'audience en refusant les témoins non essentiels.

Avant une communication à l'extérieur du Québec, nous procédons à une évaluation et nous nous assurons que les renseignements bénéficient d'une protection adéquate.

7. Combien de temps nous conservons vos renseignements

Nos règles de conservation reflètent notre rôle d'officier public.

• Documents d'arpentage (minutes, plans, rapports, carnets) et dossiers professionnels, incluant les communications et notes qui les documentent : conservés de façon permanente, comme l'exigent les règles de notre profession et conformément aux bonnes pratiques que nous avons adoptées.
• Renseignements d'employés et de facturation : conservés 7 ans, puis détruits
• Renseignements qui ne font pas partie d'un dossier (demandes restées sans suite, données techniques résiduelles) : conservés le temps nécessaire, puis détruits ou anonymisés de façon sécuritaire.
• Appels avec notre assistant vocal : l'audio n'est jamais conservé.
• Conversations téléphoniques avec une personne de notre équipe : enregistrées et conservées comme pièce de votre dossier, selon les mêmes règles que les autres documents du dossier (voir ci-dessus). Un message vous avise de l'enregistrement au début de l'appel.

(La grille de conservation détaillée, par catégorie et par champ, est tenue à l'interne dans notre politique de gouvernance.)

8. Comment nous protégeons vos renseignements

• Mesures techniques : chiffrement des données en transit et au repos, comptes nominatifs protégés par mot de passe, pare-feu.
• Mesures physiques : locaux et serveurs à accès restreint.
• Mesures administratives : accès accordés selon le besoin, engagements de confidentialité du personnel, et tenue d'un registre des incidents.

Aucun système n'est parfaitement sûr. En cas d'incident présentant un risque de préjudice sérieux, nous avisons la Commission d'accès à l'information et les personnes touchées.

9. Vos droits

Vous avez le droit de :

• consulter les renseignements que nous détenons à votre sujet;
• les faire corriger s'ils sont inexacts, incomplets ou équivoques;
• retirer votre consentement, sous réserve de nos obligations légales et professionnelles;
• recevoir vos renseignements dans un format informatique courant;
• porter plainte auprès de nous, puis auprès de la Commission d'accès à l'information.

Nous répondons par écrit dans les 30 jours.

Pour exercer vos droits ou porter plainte

Responsable de la protection des renseignements personnels Daniel Giroux, arpenteur-géomètre

Courriel : vieprive@danielgiroux.ca

Téléphone : 819-966-0853

Adresse : 110, rue Georges, suite 303, Gatineau (Québec) J8M 1A2

Si notre réponse ne vous satisfait pas : Commission d'accès à l'information du Québec — cai.gouv.qc.ca — 1 888 528-7741

10. Modifications

Nous mettons cette politique à jour lorsque nos pratiques changent. La date de mise à jour apparaît en haut de la page.